Press "Enter" to skip to content

Письмо с извинениями клиенту

Клиент всегда прав, даже если он не прав. Сила искренних извинений может превратить негативный опыт в позитивный, спасая вас и вашу компанию от неблагоприятной рекламы и даже судебных процессов. Очень важно составить письмо с извинениями, которое звучит правдоподобно и оставляет у затронутого клиента ощущение, будто кто-то действительно обратил внимание на его жалобу / заявление. В письме не должно быть ни малейшего намека на обвинение жертвы, когда клиенту кажется, что он несет определенную ответственность за инцидент. Вам стоит иметь шаблон, который ваша компания может быстро настроить, чтобы жалоба клиента могла быть своевременно подтверждена. Быстрое реагирование имеет решающее значение в деэскалации ситуации, которая потенциально может превратиться в кошмар по связям с общественностью, учитывая мощь социальных сетей и вирусного контента в наши дни. Обращайтесь непосредственно к клиенту, включайте в него конкретную информацию, признавайте неудобства для клиента, принимайте ответственность и подписывайте письмо с именем ответственного менеджера, указав контактный телефон и адрес электронной почты.



Искусство извиняться перед вашими клиентами

Когда клиент жалуется на плохое обслуживание клиентов:

  • От имени (название компании) примите мои самые искренние извинения за ваш негативный опыт общения с нашим представителем (имя человека). Я понимаю ваше разочарование в связи с тем, что вас заставили долго ждать, и ваш начальник не смог быстро решить ваш вопрос. Наша цель - обеспечить 100% удовлетворение клиентов, когда они работают с нами. В вашем случае мы явно не смогли этого сделать, и за это я прошу прощения. В компании (название компании) все наши представители, супервайзеры и менеджеры обучены (компании) способу ведения бизнеса, который является сердцем, гарантируя, что потребности клиента являются приоритетными. Ваша проблема не была решена быстро и к вашему удовлетворению, и я лично собираюсь проконсультироваться с (отделом или лицом), чтобы избежать повторения подобных инцидентов. Я планирую обсудить изменения, которые команда должна внести, чтобы быть более проактивными в отношении предотвращения таких ситуаций, как ваша, и быстрого и эффективного разрешения инцидентов. Ваше время ценно, и наш представитель должен был обратиться за помощью к ее менеджеру раньше. Спасибо, что обратили наше внимание на этот вопрос. Мы надеемся превратить это в обучающий момент, чтобы обеспечить 100% удовлетворение клиента. Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по телефону и электронной почте, указанным ниже.
  • Как написать деловое письмо с извинениями
  • Уважаемый клиент! От имени нашей компании я хотел бы искренне извиниться перед вами за ваши недавние неудобства во время вашего контакта с нашим персоналом. Даже при том, что мы стремимся предоставить вам наилучший сервис, ошибки могут произойти, так как в нашей человеческой природе не быть идеальным. Вы должны знать, что у нас есть множество мер, чтобы убедиться, что наш персонал - лучшее, что мы можем предоставить, поэтому ваш опыт покупок в нашем магазине всегда приятен. Итак, я рад сообщить вам, что сотрудники, ответственные за причиненные неудобства, были проинформированы, и принимаются правильные меры, поэтому мы следим за тем, чтобы ничего подобного не повторилось. Мы хотим, чтобы все наши клиенты были счастливы, поэтому, чтобы извиниться за неудачу, мы предлагаем вам скидку 25% на следующую покупку в нашем магазине. Мы еще раз искренне извиняемся и надеемся, что вы оставите этот инцидент в стороне и продолжите отдавать предпочтение нам для всех ваших покупок!
  • Формальные образцы писем с извинениями
  • Уважаемый клиент, я хотел бы выразить мою бесконечную благодарность за вашу постоянную поддержку в течение последних нескольких лет. Я также хотел бы поблагодарить вас за то, что вы привлекли наше внимание к этой теме, и приношу свои извинения от имени нашей компании. Мы хотим, чтобы каждый из наших клиентов был доволен нашими услугами, поэтому мы глубоко опечалены тем фактом, что один из наших самых лояльных клиентов остался неудовлетворенным. Вы должны понимать, что ошибки являются частью человеческой натуры, и хотя мы стремимся предоставить вам наилучший возможный опыт, ошибки могут случиться. Мы приняли меры для обеспечения того, чтобы ничего подобного не происходило в будущем, поэтому мы надеемся, что вы по-прежнему предпочитаете наши услуги для всех ваших будущих потребностей. В знак нашей благодарности за вашу лояльность и как способ выразить наши глубочайшие извинения мы хотели бы предложить вам не только полный возврат последней предоставленной услуги, но и скидку 25% на будущие услуги.

Когда клиент жалуется на поврежденный или дефектный товар:

  • Спасибо, что связались с нами по поводу вашего дефекта (название продукта). Мы сожалеем, что товар / услуга не оправдала ваших ожиданий. Мы понимаем, что вы разочарованы, и приносим свои извинения за причиненные вам неудобства. Мы можем заверить, что наши продукты проходят несколько этапов проверки для обеспечения качества. Мы сожалеем, что эта ошибка ускользнула от наших показателей качества. Мы заменим продукт. Кроме того, мы отправляем купон на скидку / подарочную карту, которую вы можете использовать при следующей покупке. Еще раз спасибо за то, что обратили наше внимание на эту проблему. Если у вас есть другие проблемы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.

Когда с клиента была снята сумма, превышающая фактическую цену:

  • Уважаемый покупатель, до меня дошло, что во время недавней покупки в вашем магазине с вас сняли сумму, превышающую фактическую цену товара. От имени нашего магазина я хотел бы смиренно извиниться за неудачу. Даже если машины запрограммированы на то, что было ранее испорчено человеческими ошибками, могут произойти сбои системы и сбои, что вызовет несколько проблем. Несмотря на то, что в течение года мы проводим несколько системных проверок, никто не может предсказать нечто столь неожиданное, как это. Тем не менее, теперь, когда все идет отлично, мы хотели бы восстановить вашу веру в нашу компанию, не предлагая вам полный возврат средств, но предлагая вам скидку 25% на следующую покупку в нашем магазине. Мы надеемся, что вы останетесь ценным клиентом, и мы очень признательны, что вы обратили внимание на этот вопрос.

Когда компания совершает ошибку, которая напрямую влияет на клиента:

  • Я пишу, чтобы извиниться за неудачную ошибку, которая произошла при обработке вашего заказа / аккаунта (дата). Я могу понять ваше разочарование (название компании / услуги) на данный момент, и мы все хотим, чтобы вы знали, что мы глубоко сожалеем об этой ошибке. Из-за сбоя в работе системы (или из-за человеческой ошибки / недопонимания / и т. Д.) Мы допустили ошибку, которая доставила вам неудобства. Мы хотели бы, чтобы вы знали, что мы работаем быстро, чтобы исправить эту ошибку и убедиться, что она больше не повторится. Мы хотели бы предложить вам 20-процентную скидку на следующую покупку вместе с подарочной картой на 10 долларов, которую вы можете использовать при следующем заказе. Мы сожалеем о том, что это произошло, и надеемся, что вы можете принять наши извинения.

Apology letter to customer featured

сын идет в колледж цитаты

Когда клиент жалуется на плохой опыт работы с продуктом или услугой:

  • Уважаемый клиент, Мы хотели бы искренне поблагодарить вас за то, что вы сообщили нам о вашем опыте использования одного из наших продуктов. Как компания, мы всегда стремимся достичь максимально возможного качества. Тем не менее, производственные ошибки могут возникать, вызывая серьезный дискомфорт для нас и наших клиентов. Пожалуйста, будьте уверены, что мы сделаем все от нас зависящее, чтобы ничего подобного не случилось не только с вами, но и с каждым клиентом. Чтобы выразить нашу благодарность за то, что вы были таким ценным клиентом все это время, и принести извинения за неудачное событие, мы предлагаем вам не только полный возврат средств за проблемный товар, но также мы предлагаем скидку 30% на следующие 2 заказа от наш магазин, для любой вещи по вашему выбору. Мы надеемся, что вы можете пропустить такой маленький инцидент, и по-прежнему предпочитаете наш магазин для ваших будущих покупок.
  • Уважаемый клиент, Недавно мне стало известно, что вы остались недовольны нашим рестораном. Прежде всего, я хотел бы поблагодарить вас за то, что вы высказали свое мнение и справились с проблемой цивилизованно, поскольку конструктивная критика заставляет нас учиться на своих ошибках и сосредоточиться на их исправлении. Даже при том, что мы стремимся к наилучшему возможному качеству, справедливо то, что мы не можем удовлетворить потребности каждого отдельного человека, независимо от того, сколько мы стремимся, у каждого человека свой вкус. Тем не менее, поскольку мы причинили вам такие неудобства, мы хотели бы искренне извиниться. Мы ценим каждого из наших клиентов и хотим быть в хороших отношениях со всеми ними. Поэтому, в знак нашей благодарности и как способ выразить наши глубочайшие извинения, мы хотели бы предложить вам бесплатное питание, чтобы вы могли дать нам еще один шанс. Мы надеемся, что вы можете оставить этот инцидент в стороне и продолжать предпочитать наш ресторан для всех ваших потребностей в еде.

Работая в любой компании, которая напрямую работает с клиентами, попытка удовлетворить каждого из них может быть грубой, а иногда ошибки неизбежны. Таким образом, независимо от того, сколько вы пытаетесь, у вас всегда будет кто-то, кто не удовлетворен вашими услугами. Теперь, для вас, чтобы быть здесь, это означает, что этот кто-то был действительно недоволен, то есть вы сильно облажались. После того, как все испортилось, лучший способ извиниться - пойти официально. Да, это верно, это означает, что вы должны написать письмо. Но в 2017 году шансы на то, что вы на самом деле написали письмо, весьма невелики, поэтому вы, вероятно, совершенно не представляете, что писать. И это естественно. Вот почему мы здесь, чтобы сделать всю грязную работу за вас и предоставить вам шаблоны для наилучших писем с извинениями, которые вы можете отправить клиенту!



Вам также может понравиться...



сладкие валентинки

Следить:

Не нашли то, что искали?

Реклама

Недавние Посты

  • 10 способов ослепить ее в День святого Валентина
  • 10 уникальных способов сделать День святого Валентина особенным для него
  • Романтические послания ко Дню Святого Валентина для нее (подруги или жены)